Cómo dar, mover y cancelar citas en la agenda

La agenda reúne todas tus citas y avisa a tu paciente por correo en cada paso. Así no tienes que recordarle nada a mano, y ves de un vistazo quién ha confirmado que va a venir.

Al tocar una cita se abre su hoja. Si ves las pestañas Preparar sesión y Cita, las acciones de abajo están en Cita.

Da una cita

Abre Agenda y pulsa Nueva cita. En la vista de semana también puedes tocar una hora libre y elegir Nueva cita.
En Paciente, busca a la persona por nombre o email.
Elige el Día y la Hora, y la Tarifa: se rellenan la duración, el precio y la modalidad.
Si la cita es Online, pega el Enlace de la videollamada. Tu paciente verá Entrar en su app el día de la cita.
Pulsa Guardar cita. Si coincide con otra cita, Growthie te avisa («Se solapa con Lucía a las 10:00»), pero te deja guardarla.

En cuanto la guardas, tu paciente recibe un correo con la cita confirmada. Si es menor de edad, sus tutores reciben también el suyo.

Si la cita es para una pareja o una familia, pulsa Añadir persona antes de guardar para sumar a las demás (hasta 6). Es una sola cita con varias personas, y lo contamos en sesiones de pareja o familia.

Da una cita sin avisar

A veces apuntas una cita que ya se acordó de palabra o que se te olvidó meter, y no tiene sentido que le llegue un correo. Antes de Guardar cita, apaga Avisar al paciente.

Así tu paciente no recibe ningún correo de esa cita: ni el de cita confirmada, ni el recordatorio, ni el aviso si luego la cancelas. La cita sí aparece en su app. En la hoja de la cita verás Sin avisos.

Si la fecha ya pasó, no hace falta hacer nada: Growthie nunca avisa de una cita pasada y lo verás escrito en el formulario. Si más adelante cambias de idea, pulsa Editar, enciende Avisar al paciente y guarda: en ese momento le llega el correo de la cita.

Mueve una cita

En la agenda, toca la cita para abrir su hoja y pulsa Editar.
Cambia el Día o la Hora.
Pulsa Guardar cambios.

Tu paciente recibe un correo con la hora nueva. La cita vuelve a Programada: el recordatorio y la confirmación empiezan de nuevo para la hora nueva.

Cancela una cita

Toca la cita y pulsa Cancelar cita.
Contesta ¿Quién la cancela?: El paciente o Yo. No viene ninguna marcada y hasta que elijas no puedes cancelar.
Si quieres, anota el Motivo (opcional).
Pulsa Cancelar cita para confirmar, o Volver si te lo piensas mejor.

Si la cita aún no había empezado y la diste avisando, tu paciente recibe un aviso por correo. En la agenda la cita queda tachada y su hora queda libre. Si quieres llenarla, mira cómo ofrecer un hueco libre.

Lo que contestas se suma a Cifras, donde ves cuántas citas canceló tu paciente y cuántas cancelaste tú. Si eliges El paciente y faltan menos horas que el plazo de cancelación de tus ajustes, Growthie te avisa de que fue con poco aviso, por si quieres cobrarla. Cuando es tu paciente quien cancela desde su correo o su app, Growthie lo apunta solo y no te pregunta nada. Al rechazar una solicitud de reserva tampoco.

Apunta el cobro de una cita que no se hizo

Si cobras las citas a las que tu paciente no vino o que canceló con poco aviso, puedes apuntarlo desde la hoja de la cita:

Abre la cita marcada como No vino o Cancelada. Si tiene precio y aún no tiene ningún cobro, verás Sin cobro apuntado y el botón Registrar cobro.
Se abre el formulario de cobro con la cita ya elegida y su precio en el Importe (€). Cámbialo si cobras menos.
Elige el Método y pulsa Guardar.

Growthie no cobra nada por ti: solo apunta lo que tú cobras. Registrar cobros es del plan Consulta. Después la cita sale como Cobrada en Cifras, como explicamos en cobros y cifras.

Mira si tu paciente ha confirmado

Cada cita futura pasa por tres estados, que ves en la agenda y en su hoja, en el apartado Confirmación:

Programada: aún no ha salido el recordatorio.
Recordada: ya ha salido el correo y tu paciente no ha respondido.
Confirmada: tu paciente ha confirmado, o la has marcado tú.

El recordatorio sale por defecto 2 días antes de la cita. Pregunta «¿Nos confirmas si vas a venir?» y trae el botón Sí, allí estaré. Si tu paciente no puede venir, desde el mismo correo puede cancelar con No puedo ir y, si puede cambiar la cita, elegir otra hora con Cambiar fecha u hora. Puede hacerlo hasta 24 horas antes de la cita, un plazo que puedes cambiar.

Si es menor de edad, el recordatorio sale también a sus tutores, que pueden confirmar, cambiar o cancelar la cita por él. Lo explicamos en menores y tutores legales.

Si no responde, no se cancela nada. Puedes escribirle con Recordar por WhatsApp desde la hoja de la cita (necesita su teléfono, que añades con Editar datos en su ficha). Si te lo confirma por teléfono o en persona, pulsa Marcar confirmada.

Para cambiar la antelación del recordatorio y el plazo para cancelar, abre Ajustes › Disponibilidad y entra en Recordatorios.

Cuando tu paciente cambia o cancela

Si cancela, te llega un correo y la cita queda tachada con su hora libre. El correo trae un botón para ofrecer ese hueco a otra persona.
Si cambia la hora, te llega un correo con la hora nueva y la cita se mueve sola. En la agenda, la hora de antes queda con una marca tachada, «Movida al jue 29», que abre la cita. Solo se guarda el último cambio.
Si es una sesión de varias personas, nadie puede cambiar la hora: la mueves tú. Y si una persona la cancela, se cancela para todas.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si doy una cita con menos de 24 horas de antelación?

El correo de cita confirmada sale igualmente, pero no sale recordatorio: la cita se queda en Programada.

¿Mi paciente puede cambiar la cita desde el correo?

Solo si tienes abierta la reserva online y ese servicio se ofrece a Pacientes actuales o a Todos. En otro caso puede confirmar o cancelar, pero para cambiarla tiene que hablar contigo. En una sesión de varias personas, nunca puede cambiarla.

¿Y si mi paciente no quiere recibir recordatorios?

Puede desactivarlos desde su cuenta. En ese caso no recibe el recordatorio ni la petición de confirmar, pero sí los correos de cita confirmada y de cancelación.

¿Puedo ver la agenda de mis compañeros?

Si trabajáis en un equipo, sí: en Agenda, elige Equipo arriba para ver quién tiene libre cada día. Solo ves libre u ocupado, nunca con quién.