Cómo hacer que tus pacientes firmen consentimientos y otros documentos

Si necesitas que tus pacientes firmen un consentimiento informado, la protección de datos u otro documento, no hace falta imprimir nada. Subes el PDF una vez, o lo redactas en Growthie con sus preguntas, y Growthie se lo pide a cada paciente. Cada firma genera su propio PDF, que se guarda en su ficha.

Sube un PDF

1. Comprueba que tu nombre está en Ajustes › Perfil: es el que aparece en la hoja de firma.
2. Abre Ajustes › Documentos para firmar y pulsa Subir PDF.
3. Escribe el Título, por ejemplo «Consentimiento informado».
4. Pulsa Elegir PDF y elige tu archivo. Tiene que pesar 3 MB como máximo y no puede tener contraseña.
5. Pulsa Subir PDF.

El documento queda Activo y se le pide a quien hayas elegido en ¿A quién se lo pides? (lo vemos justo abajo). Puedes tener hasta 10 documentos activos a la vez. No metas consentimientos opcionales, como el de publicidad o el de fotos, en un documento obligatorio.

Pídeselo a todos o solo a algunos

Al subir, crear o renombrar un documento, en ¿A quién se lo pides? eliges:

• A todos mis pacientes: les sale pendiente a todos, también a los nuevos. Es lo que viene marcado.
• Solo a quien yo elija: no se le pide a nadie hasta que tú lo digas. Sirve para lo que no firma todo el mundo, como el consentimiento de grabación o el de terapia de pareja.

En la lista de documentos, cada uno dice A todos o A quien elija.

Para pedir un documento «A quien elija»:

1. Abre la ficha del paciente y entra en Documentos.
2. Pulsa Pedir firma….
3. Marca los documentos que le pides y pulsa Pedir.

Le sale pendiente como cualquier otro, con «Pedido el 5 nov». Si al final no hace falta, pulsa Ya no en esa fila y deja de salirle. Lo que ya haya firmado no se toca.

Si cambias un documento de A todos a Solo a quien yo elija, quien aún no lo haya firmado deja de tenerlo pendiente, salvo que se lo pidas.

O redáctalo en Growthie, con preguntas

Si no tienes el documento en PDF, o necesitas que tu paciente conteste algo al firmar, como «¿Autorizas que grabe el audio de las sesiones?» o «¿Tomas alguna medicación?», redáctalo en Growthie. Se hace como una tarea.

1. En Ajustes › Documentos para firmar, pulsa Crear documento.
2. Escribe el Título y el Texto del documento. Puedes usar títulos, negrita, cursiva, listas, tablas, resaltados e imágenes (JPG, PNG o WebP). Una imagen también puedes pegarla o arrastrarla al texto.
3. En Logotipo, elige dónde sale tu logo arriba del documento: Izquierda, Centro o Derecha, o Sin logo. Es el que subiste en Ajustes › Perfil; si aún no tienes, lo subes ahí.
4. Pulsa Añadir pregunta, escríbela y elige cómo se contesta: Sí / No, Texto libre o Elegir una opción. En esta última escribes las opciones, por ejemplo «Presencial» y «Online».
5. Deja Obligatoria encendido si no se puede firmar sin contestarla, o apágalo si es opcional.
6. Con Añadir texto metes un párrafo entre dos preguntas, por ejemplo para explicar la parte siguiente. Mueve preguntas y textos con las flechas.
7. Pulsa Crear documento. Puedes poner hasta 20 preguntas.

Tu paciente lo lee en la app con su formato y contesta cada pregunta en su sitio. El PDF firmado guarda el texto con cada respuesta debajo de su pregunta.

Los PDF que subes no llevan preguntas. Si tu consentimiento está en PDF y necesitas preguntas, copia su texto en Crear documento y añádelas ahí.

Si cambias el texto o las preguntas de un documento que alguien ya firmó, es una versión nueva y tus pacientes vuelven a firmarlo. Growthie te lo avisa antes. Cambiar solo el título o el logotipo no pide firmar de nuevo.

Cambia, renombra o retira un documento

• Ver PDF abre el documento en PDF. En uno redactado en Growthie, sale con las preguntas en blanco.
• Editar, en uno redactado en Growthie, cambia el título, el texto y las preguntas. Guarda con Guardar cambios.
• Renombrar cambia el título y a quién se lo pides.
• Sustituir PDF sube una versión nueva de un PDF. Tus pacientes tendrán que volver a firmarla; Growthie te lo avisa antes.
• El interruptor Activo apagado deja de pedir el documento («No se pide»), sin tocar lo ya firmado.
• Eliminar borra el documento del todo. Solo aparece mientras nadie lo ha firmado, por ejemplo si subiste el PDF equivocado. Cuando alguien lo firma, ya solo puedes desactivarlo.

Haz que firme en la app

No tienes que hacer nada más. Cuando tu paciente entra en la app y tiene documentos pendientes, ve «Antes de seguir, firma tus documentos». Lee el documento, contesta las preguntas si las hay, marca He leído el documento y lo acepto, firma en el recuadro y pulsa Firmar.

Haz que firme en persona

Sirve para quien no usa la app, o para firmar en la consulta con tu tablet o tu móvil.

1. Abre la ficha del paciente y entra en la pestaña Documentos. En Pendientes ves lo que le falta por firmar.
2. Pulsa Firmar en este dispositivo si va a firmar en tu pantalla, o Mostrar QR si prefiere hacerlo desde su móvil.
3. Con el QR, tu paciente lo escanea con la cámara. También puedes pulsar Copiar enlace. El enlace dura poco: debajo del código ves «Caduca a las 14:32», unos 30 minutos después de generarlo. Si caduca, vuelve a pulsar Mostrar QR.
4. Cuando termina, la pantalla dice «Listo. Ya puedes devolver el dispositivo».

El documento aparece en Firmados, con su fecha y por qué canal se firmó. Desde ahí lo abres con Ver o lo guardas con Descargar.

Si tu paciente es menor de edad

Quien firma depende de Gestiona él mismo sus citas y firmas, en la tarjeta Menor de edad de su ficha:

• Apagado: firma cada tutor, desde Familia › Para firmar en su app. Cada tutor ve solo lo suyo, y el documento queda completo cuando han firmado todos.
• Encendido: firma el menor, como cualquier paciente.

En la pestaña Documentos de la ficha, los documentos que firman los tutores salen en Pendientes con «1 de 2 firmas» y una marca por tutor, con su nombre y el día o «Falta Javier Martín». En Firmados ves quién firmó cada uno.

Para firmar en persona, Firmar en este dispositivo y Mostrar QR preguntan primero ¿Quién firma?: elige al tutor al que le pasas el dispositivo o el QR. Con un solo tutor pendiente no pregunta. La página de firma dice «Firma: Ana López (madre)». Más en menores y tutores legales.

Qué guarda cada firma

Cada firma genera un PDF propio: tu documento, con cada respuesta debajo de su pregunta si las tiene, y una hoja final con los datos de la firma, como quién firmó, cuándo y por qué canal. Si firma un tutor, la hoja dice que lo hace como representante legal del menor. Lo firmado no se borra nunca.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si sustituyo el PDF de un documento?

Se pide la versión nueva y tus pacientes vuelven a firmar. Lo que ya firmaron de la versión anterior se conserva.

¿Dónde veo lo que ha contestado?

En el PDF firmado: abre la ficha del paciente, entra en Documentos y pulsa Ver en Firmados. Cada respuesta está debajo de su pregunta. En documentos firmados hace tiempo, las respuestas están en una página aparte, Respuestas del firmante, justo antes de la hoja de la firma.

¿Las imágenes de un documento son privadas?

No del todo: igual que en las tareas, una imagen se abre con su enlace sin entrar en Growthie. Úsalas para esquemas, láminas o tu marca, nunca para fotos o datos de un paciente.

¿Puedo añadir preguntas a un PDF?

No. Las preguntas van en los documentos que redactas en Growthie: pulsa Crear documento, copia el texto de tu PDF y añade las preguntas.

¿Puedo ver quién no ha firmado?

Sí. En la pestaña Documentos de cada ficha, Pendientes lista lo que falta. Si es un documento nuevo que quieres pedir a todos, súbelo con A todos mis pacientes: se pide solo.

¿Pueden firmar los dos tutores de un menor?

Sí, y deben: si los dos tienen la patria potestad, añade a los dos y firman los dos. Cada uno firma en su propio PDF.

¿Los pacientes que tienen el seguimiento finalizado también firman?

No. Los documentos solo se piden en las fichas activas.